Er det forskjell på ledelse og administrasjon?

Kaufman og Kaufmans figur som setter opp forholdet mellom administrasjon og ledelse.

Når man går inn i fag som ledelse, organisasjonsteori, organisasjonspsykologi og administrasjon blir det fort aktuelt å forholde seg til flere begereper. To av de sentrale begrepene er administrasjon og ledelse. Disse begrepene er også noe som blir brukt i dagliglivet. Jeg hørte f eks på radio for noen dager siden at det var prat om at et vedtak i en kommune måtte administreres i land. Mitt inntrykk er at mange tenker på administrasjon som noe kontrollerende.

Jeg kommer nå til å vise fram noen perspektiver.

Birkinshaw (2013) definerer ledelse som «å bringe mennesker sammen for å oppnå ønskede mål»(s.41). Denne definisjonen går igjen i Strand (2007) der han skriver «ledelse er å sørge for at de viktigste tingene for en organisasjon blir utført» (s. 11). Videre er Strand opptatt av å kontekstualisere begrepet. Det vil si at eksempelvis vil undertegnede som biblioteksjef vil ha variert fokus ut i fra konteksten som er kulturen, strukturen, rammevilkår, organisasjonstypen og ikke begrensa til omverden.  En leder i et annet bibliotek viloppleve konteksten annerledes og antagelig vil det ha en påvirkning av utøvning av lederskapet. Det utøvende lederskapet vil ha et annet fokus.

I boka Psykologi i organisasjon og ledelse av Kaufmann og Kaufmann (2004) blir administrasjon avgrenset til å «iverksette planer på en effektiv måte, tilse at regler og rutiner blir etterlevd» (s. 311). Det er mange likheter på ledelse og administrasjon, begrepene oppleves å overlappe hverandre i funksjon. Et skille kan være at administrasjon handler om tilrettelegging og gjennomføring. Ledelse blir ifølge Kaufmann «sterkest knyttet til å utvikle og formulere strategier og planer for [organisasjonen]» (s. 311).

Når undertegnede i sin stilling som leder utfører sjefsrollen gjennomføres både ledelse og administrasjon. Først lages det mål for biblioteket som politisk vedtas, deretter utøves strategier for å nå målene, samtidig som jeg både tilrettelegger for at andre, og ved eget arbeid, gjennomfører planene og strategiene.

Strand (2007) viser at administrasjon kan bety å utføre «rutinemessige oppgaver», som for undertegnede ved et lite utvalg blir å anvise regninger, gjennomføre HMS-runder og delta på ledermøter (s. 462). Rutinemessige oppgaver som en del av administrasjon kan også ha utvida betydning som «å drive og å utforme og endre systemer som virker atferdsregulerende» (s. 462).

Som vi ser over er det en nærhet i begrepene administrasjon og ledelse. I den daglige utøvelsen av stillingen som leder er det ikke klare skiller i begrepene som definerer jobben som gjøres. Likevel kan vi i definisjonene se at ledelse og administrasjon er to separerte profiler. Ledelse blir mer strategisk og visjonært, mens administrasjon er mer operativt ved å løse oppgaver.